浅谈如何创新高校办公室工作

2017-06-09 23:06 编辑:admin 来源:代写论文 浏览:
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  高校办公室承担着文稿写作、管理服务、参谋、督查督办、来信来访等众多职能,其管理水平、服务质量、执行能力、工作效率的高低,直接反映出整个学校的管理水平、办学能力和形象声誉。尤其对于正在创建世界一流大学的高校,办公室工作就更为重要。随着教育领域改革的深化,对高校办公室工作提出了新的要求与任务,需要我们正视目前工作中的现状和出现的问题,创新性的开展高校办公室工作。 
  众所周知,高校办公室的工作任务十分繁杂而辛苦,但是目前,高校办公室工作中存在着一些问题和不足:比如参谋助手等方面的职能作用发挥不够、管理观念不够有前瞻性、服务意识不强、执行能力偏弱、制度不够完善等等,这些问题都将直接削弱了高校办公室的重要作用。为此,高校办公室要适时求变,改革创新: 
  一、作为创建一流大学的高校办公室,需要在更大程度上强化参谋助手的职能 
  首先,要抓好信息调研, 强化参谋助手职能。高校办公室的参谋助手职能主要体现在五个方面: 第一,为领导及时、准确、全面地提供信息;第二,围绕学校中心工作组织调查研究; 第三,就重大事件的处理提出对策性建议;第四,根据领导意图做好重要文稿的起草工作;第五,协助领导实施管理并处理日常事务。在新形势下,办公室要增强工作的主动性,强化参谋助手职能。办公室要时刻把自己置于学校改革和发展的高度,紧紧围绕学校的中心任务、阶段性工作重点和领导关注的热点问题,利用办公室信息网络健全、信息渠道畅通的优势, 主动抓好调查研究工作,为领导决策提供参考依据和建议。 
  二、要完成领导目标,强化督查督办检查职能 
  这种职能主要体现在以下三个方面: 第一,以上级的重要文件、纪要和学校重大决策的贯彻落实情况为重点,组织重点的滚动式督查;第二,对领导批示和交办事项进行专项督办。第三,抓住师生员工反映强烈的问题,主动督办。高校发展目标的实现和计划的完成,关键在于落实, 而要做到这一点,就必须运用督办检查这一手段来有效地推动各部门不折不扣地完成任务。督查工作重在深入、及时、有效,督办直接深入到实际工作的主要环节和重点方面,对工作的实施情况进行观察、分析、评价,并及时反馈给决策部门,发现问题及时向领导作出反馈以利于对原决策做出必要的调整,避免重大问题的发生。及时发现好的经验和作法,及时组织交流、推广。通过督查督办还可以从实际工作中获得大量信息为领导决策提供真实可靠的依据, 从而提高决策的科学性。 
  三、要健全和完善各项规章制度,实现制度创新 
  完善制度、规范管理是确保高校办公室工作高效运行的基本要求。高校办公室人员少、任务重,如果不遵循一定的规律,不建立科学的规章制度 ,要实现办公室工作的规范化运行就是一句空话。为此,高校办公室要不断健全和完善各项规章制度。要实现管理制度的创新,必须采取以下措施:首先,要抓好建章立制工作。要按照从严、从细、从实的原则, 建立健全办公室各项规章制度,完善办文、办事、办会程序;规范档案、印章、保密、信息、接待工作。努力使各项工作有章可循、依章办事。其次,要建立岗位目标管理体系。具体来讲,应从工作实际出发确定工作目标,细化分解任务,并逐项落实到各个科室和每个人的岗位上,完善以岗位责任制为核心的目标管理体系。做到事事有人管、人人有事干,防止因职责不清而出现的推诿扯皮、工作脱节和撞车现象,但同时,也应该分工不分家,做好及时补位。再次, 要抓好制度的检查和落实。要逐步建立一套操作性强、便于监督和检查的考评机制。 
  四、树立高校办公室服务至上的管理理念 
  高校办公室不仅仅具有管理的职能,更重要的是为学科建设、科学研究、学生学习、学校各个部门的高效、正常运转的服务者, 是建设“ 双一流” 大学的重要保障与支撑。高校办公室作为重要的领导与协调机构之一,需要充分调动, 合理配置各种人力、财力、物力、信息等资源, 保障教学、科研工作的顺利开展。其次,服务于师生。高校全校教职工是进行教学、科研、行政管理服务的重要主体,高校办公室在开展工作的过程中,应当及时了解其在教学、科研、生活中的需求,及时解决广大教职工面临的住房、待遇、福利等各方面的需求,加强对教职工的人文关怀意识,使其体会到学校集体的温暖与归属感,才能安心于教学、科研事业,为自己的工作努力付出,竭力奉献。学生作为高校发展、服务的重要对象,高校办公室应当协调各方资源,为学生营造良好的学习、读书环境。在以人为本理念的指导下,丰富校园文化生活,协调相关部门展开有意义的讲座、演讲比赛等校园文化活动,引导学生在健康、向上的文化环境中,树立正确的人生观与价值观,明确大学期间的奋斗目标,全面提升综合素质,培养出新时期符合时代发展需求的优秀大学生。 
  高校办公室要树立窗口形象。不论事件大小、任务轻重,不论是老师还是学生,不论是领导还是员工,都必须做到积极主动,热情服务。要求每一位工作人员都要有足够的耐心、细心、虚心,做到手勤、嘴勤、手勤、腿勤。进行换位思考,站在来校办事人员的角度进行思考,想别人所想,急别人所急,转变服务方式,转变服务态度,提高服务质量,努力提高学校对内对外的窗口形象地位。 
  五、要运用现代技术 
  在当今信息化技术不断发展,高校办公室工作也遇到前所未有的挑战,新理念、新事物、新技术的出现,需要其快速做出反应。办公室人员要运用现代化技术,掌握办公自动化技术,全面快速地获取信息,要培养对信息资源的跟踪和分析能力,把信息化与高校内部管理体制改革有机结合,建立高效运行的办公管理系统,提高管理队伍素质,促进管理理念的转变,实行网络化办公办文,提高工作效率和质量。创新是一个民族的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。高校办公室工作只有创新发展,才能更加适应新形势要求,围绕新问题新任务新要求,与时俱进,开拓创新,充分发挥其职能作用,不断提高管理水平,不断提高服务质量,不断提高执行能力,不断提高办公效率,推进学校各项事业的持续健康发展。 
  综上所述,高效办公室作为学校管理工作的重要组成部分,对于学校日常工作的正常运转和学校政策措施的实施以及学校未来的发展都具有极其重要的作用,在高校中占據着重要地位。如何打造一支高效的办公室工作人员队伍成了学校应对未来机遇和挑战,提升高校科研教学水平的重要一环。因此,在知识经济的浪潮中,高校办公室必须顺应时代的发展,在管理理念、管理方式和管理手段方面积极开拓创新,办公室工作人员在服务于学校各项工作,积极完成本职工作之外,还应该了解高等教育发展特点和规律,提高专业素养,为学校的发展献计献策,更好地辅助学校各项事业的开展工作。此外,办公人员应树立正确的人生观、价值观,爱岗敬业、甘于奉献,利用现代化新型管理方式实现管理的科学化和制度化,建设快捷、高效的办公环境,确保学校各项工作走上制度化和规范化,为学校的发展贡献力量。 
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